Salles de réception

Certains la choisiront pour sa proximité de leur lieu de résidence, d’autres pour son passé historique prestigieux, d’autres encore pour sa capacité d’accueil et ses services. Dans tous les cas, plusieurs critères rentreront en ligne de compte. Finies les idées préconçues : une salle peut être conviviale même si elle est très grande, pratique même si elle est exiguë, tout dépend du nombre d’invités et de l’organisation. D’un endroit à l’autre, les critères vont changer : certains vous proposeront d’organiser toute votre journée (cérémonies officielles exceptées). D’autres vous laisseront le libre choix ! L’un et l’autre ont leurs avantages et leurs inconvénients : à vous de juger ! Beaucoup privilégient la sécurité : un loueur de salle veillera avant tout à s’assurer que vous et votre staff respecterez son infrastructure : pour cela, il vous demandera certaines garanties souvent de bonne foi (par rapport aux différents prestataires).

Le lieu

Vos invités vivent tous en Belgique ou viennent des quatre coins de notre pays ou même du monde ? Le choix du lieu de votre salle dépend de votre réponse à cette question. Pensez à son accessibilité et à sa proximité de votre lieu de résidence.  Près d’une sortie d’autoroute, elle sera plus facile d’accès. Fléchée, elle permettra à vos invités de se repérer facilement. Illuminée le soir, elle facilitera  l’arrivée de tout ceux qui vous rejoindront fin de journée. Si vous logez sur place, vous ne devrez pas vous soucier de l’après fête. Si par contre, vous n’en avez pas l’occasion, la salle doit être proche de votre domicile ou de votre hôtel (ou chambre d’hôtes) afin de faciliter votre retour. La fête terminée, vous n’aurez qu’une envie : vous allonger et ce critère est donc essentiel pour cette fin de soirée. Veillez également à ce que le lieu possède un  parking aisé et pourquoi pas, surveillé mais toujours accessible (24/24). Parfois, on vous propose également un service voiturier très classe. En fonction de la saison, pensez également aux conditions climatiques que peuvent rencontrer vos hôtes : il ne s’agit pas qu’ils soient coincés en plein bois sous la neige ! Les nouvelles technologies nous sont, à cet égard, très utiles. Mais pour cela, il faut prévoir que quelqu’un veille à l’arrivée à bon port de tous vos proches : cette personne portera un gsm sur elle, dont le numéro sera donné à tous les invités. Au cas où quelqu’un se perd (ou a un problème technique ou mécanique), la personne doit être assez informée sur les routes de la région pour l’aider au mieux.

Si le temps est favorable et si la structure le permet, vous apprécierez certainement le fait de pouvoir accueillir tout le monde au jardin ou dans la cour d’entrée. Ces surfaces sont de plus en plus utilisées par les organisateurs d’événements : elles leur donnent un côté estival, agréable et hors du bruit. Certains prévoient même de disposer au dessus de l’espace (cour ou même jardin) des tentes (sans rabats de côté). En cas de petite pluie, tout le monde est protégé et par grand soleil, il y a toujours moyen de se mettre à l’ombre. Au pire, on rabat les côtés et cela forme un chapiteau. Pour les originaux, dans certaines villes belges, il y a aussi moyen de louer une ou des salles sur un bateau (de la péniche au yacht). Certains font même naviguer leur engin quelques heures, histoire d’apprécier le paysage illuminé et étoilé de la ville.

A l’extérieur

Avant tout, prenez le temps de visiter les lieux : il faut qu’ils correspondent à votre idée et fassent partie de votre concept du mariage : une demeure du XVIII ne conviendra pas pour un mariage de jeunes rockers (à moins que vous n’aimiez les contrastes) alors qu’elle ravira ceux qui privilégient le romantisme. Propriété privée, ferme, grange, hôtel, auberge de charme, château, musée, théâtre…toute une panoplie d’endroits vous sont ouverts : à vous de faire votre choix, style et budget obligent ! Veillez au côté pratique de l’endroit, laissez-vous emporter par son ambiance particulière et pensez décoration car tout doit se marier (tout comme vous).

Selon le climat, vous bénéficierez, selon votre demande, d’un (ou de plusieurs) chapiteau(x), où vous pourrez accueillir vos invités. Certaines organisations y installent les vestiaires et y proposent déjà l’apéro. Si l’occasion s’en présente, vous pourrez également prendre l’apéritif au jardin ou dans la cour et même y manger ! Tout est possible. Pensez également aux enfants : un jardin, une cour, une plaine de jeux à l’abri du trafic leur seront très agréables. Certaines propriétés privées possèdent également un véritable parc et même une piscine. Libre à vous de vérifier son accès et de pouvoir profiter de l’ensemble.

L’intérieur

Que choisir ? Une salle dans une structure bien définie, fonctionnelle et pratique pour tous, plusieurs salles communicantes (ou non), modulables à souhait dans un même endroit ou bien encore tout un domaine avec jardin, dépendances, chambres, plaine de jeux rien que pour vous ?  Pensez budget, nombre d’invités mais aussi cuisine (pour votre traiteur), estrade (pour le spectacle), capacité totale (en cocktail, en théâtre, assis), bar (pour l’apéro et les boissons) mais aussi espace pour vous changer ! Certaines aiment se changer dans l’après midi pour accueillir leurs hôtes plus à l’aise ou bien encore repasser au maquillage, à la coiffure pour être sans cesse au top.  Faites attention aussi à la grandeur de la salle : une superficie trop grande peut désavantager l’ambiance. Cinquante personnes se perdent dans une salle dont la capacité totale dépasse le double du nombre de convives. Le disc jockey aura beaucoup de mal à créer l’ambiance et ses atouts audio seront à leur désavantage. Côté infrastructure, songez que certains lieux proposent également des chambres (pour vous et vos invités) de manière à pouvoir loger ceux qui viennent de loin ou bien encore, ceux qui désirent partager avec vous, plusieurs jours après votre mariage. Dans ce cas, veillez à réserver vos chambres en même temps que votre salle : vous serez ainsi sûrs de leur disponibilité et bénéficierez d’un prix forfaitaire pour l’ensemble.  Les enfants peuvent également jouir d’une chambre bien à eux, pour y dormir quelques heures (en attendant le départ de leurs parents) ou pour s’y amuser (si le temps n’est pas au beau fixe).

Midi et soir

Beaucoup choisissent un seul et même endroit pour le repas du midi (en comité plus restreint) et celui du soir. D’autres optent pour le resto à midi et se retrouvent  ailleurs le soir. Tout dépend de l’effet désiré mais aussi des possibilités de la salle : sur certains sites, vous pouvez en effet réserver une pièce d’envergure moyenne pour des invités assis autour de tables somptueusement dressées.  Et le soir venu, le traiteur fermera ce lieu de manière momentanée, le temps de tout débarrasser et de le rendre accessible dès que le monde afflue ou après l’apéro ! C’est souvent le cas quand les salons sont disposés en enfilade ou que le loueur possède des parois amovibles. Quand on loue une propriété comme une ferme privée, on peut également dîner dans la grange et danser dans l’écurie (aménagée). La plupart des responsables de salles vous parleront du nombre d’invités et de leur disposition. Certains termes employés font partie du vocabulaire de la profession :

-    personnes assisses : elles le seront souvent autour de tables

-    personnes en théâtre : imaginez des chaises installées en demi lune devant une estrade

-    personnes en cocktail : autrement debout : cette fonction est utilisée pour l’apéro, principalement.

-    Disposition en banquet : des tables à différents coins de la salle et des tables de convives partout ailleurs

Pour les lieux, on vous parlera peut être d’orangerie autrement dit d’un local où on abritait pendant l’hiver les agrumes. Il est particulièrement bien éclairé par la lumière du jour. Le jardin d’hiver est par contre, une pièce aménagée dans une serre d’agrément.

L’art de placer vos invités

Selon la salle, vous pouvez placer les tables en U, en T mais aussi en peigne, à la manière royale (formant un carré), ambassadeur (autour d’une grande table ovale ou ronde) ou bien encore craquer pour la disposition en chevron (table d’honneur au centre et plusieurs en biais à l’avant) ou plein de tables rondes (dont une centrale pour les mariés). Chaque disposition a ses avantages et ses inconvénients.

En U

Il faut pour se faire trois grandes tables dont celle d’honneur au centre. Si vous n’êtes pas nombreux et que l’espace est restreint, cet agencement est intéressant mais sachez que certains invités tourneront le dos à d’autres.

En T

Cette formule peut paraître originale mais elle n’est pas pratique ni conviviale. Evitez la si vous pouvez.

En peigne

Si vous avez invité du monde et que la salle est relativement petite, cette disposition est avantageuse : table d’honneur à la tête et quatre tables (en moyenne) disposées perpendiculairement à celle des mariés mais sans pour autant la toucher.

Royale

Les tables forment un rectangle ou un carré mais personne ne se trouve au centre. Là aussi, le nombre d’invités est limité mais l’effet est somptueux. Tout le monde se voit mais parfois les distances sont énormes !

Ambassadeur

Quand il s’agit d’un dîner entre proches, l’ovale est de mise car il crée la convivialité. La table peut également être ronde. Tout est une question de salle et de disponibilité.

En chevron

Le couloir central qui se fait naturellement aux centres des tables est intéressant pour le passage du traiteur mais aussi pour l’aller et venue des convives, dans le cas d’un buffet par exemple.

Plein de tables rondes

Cette mise en forme est très utilisée car conviviale, dynamique et pratique. Elle permet de circuler aisément, dans le cadre d’un buffet et peut s’étendre à l’infini, si le nombre d’invités est important. Le tout est de bien sûr, savoir qui asseoir à la table de qui. On peut créer des rencontres intéressantes mais il faut éviter à tous prix les frictions.

Pensez également à afficher un plan de table à l’entrée de la salle et pourquoi pas, la liste des invités par ordre alphabétique avec le nom de la table en face. Dans certaines réceptions, ces informations sont détenues par une ou plusieurs hôtesses d’accueil qui donnent aux gens les indications nécessaires.

Quelques conseils pour la bonne organisation des tables

En plus du plan à l’entrée, déposez en même temps que le menu un petit support présentant le prénom (et le nom) de la personne qui s’y assoira. Pensez aux règles de savoir recevoir : alterner femme et homme sans oublier les enfants que vous pouvez, si le cœur vous en dit, rassembler tous à une même table. Ils s’y amuseront davantage, qu’entourés d’adultes. Vous pouvez également faire appel aux services d’une baby-sitter. A la table d’honneur, vous installerez les mariés mais aussi les témoins, les amis intimes, les frères et les sœurs. Une autre table peut être présidée par les parents des mariés et leurs amis proches. Si vos parents sont divorcés, vous pouvez aussi faire présider une table par votre mère et l’autre par votre père. Tout est possible. Choisissez un thème central, une décoration uniforme mais originale, des nappes de couleur ou toute blanche, des bougies,… Bref, créer l’ambiance sans omettre les bons conseils de votre décorateur. Quand on pense à la disposition des tables, le tout est d’imaginer également la soirée, la piste de danse, les festivités qui prendront elles aussi beaucoup de place !

Avec ou sans traiteur

Certains loueurs vous diront ne travailler qu’avec certains traiteurs et vous donneront certainement une liste. De telles décisions peuvent parfois vous surprendre et pourtant, un traiteur qui connaît les lieux sera comment disposer les tables, les chaises, comment s’organiser en cuisine,…il vous assurera une tranquillité d’esprit en vous garantissant une maîtrise totale de l’endroit (et donc des problèmes pouvant survenir). Mais comme tout bon professionnel qui se respecte, le traiteur, même s’il n’a jamais visité la structure, s’adaptera : il devra bien sûr le visiter avant et rencontrer le loueur pour connaître non seulement les habitudes de l’endroit mais aussi les obligations. Renseignez-vous à l’avance si la maison est libre de traiteur. Dans la négative, et si vous êtes convaincus quant au choix de votre gastronome, discutez avec le loueur ou changez de salle. Si non, adaptez vous et demandez à rencontrer le traiteur attitré. Chez certains prestataires, vous trouverez également de la vaisselle sur place (ce qui peut être un avantage tant pour le traiteur que pour vous).

Avec ou sans animation

Certaines salles bénéficient déjà d’une installation audio de base : votre disc jockey voudra certainement employer son propre matériel mais si le loueur vous propose les services de son animateur, n’écartez pas d’office sa proposition : renseignez vous sur ses compétences, demandez-lui des références et vous pourrez faire votre choix en connaissance de cause. Parfois l’idée peut être bonne si pas originale. La salle peut également accueillir des écrans plasma, des rétroprojecteurs ou même des micros (très pratiques pour la vente aux enchères de la jarretière). Certaines disposent même de connexion internet. Tout peut servir !

Les heures

Quand vous louez un endroit, assurez-vous des heures et des jours pendant lesquels il sera accessible (pour vous et vos invités). Le traiteur, le décorateur et l’animateur, en bref, tous vos prestataires, doivent y avoir accès à l’avance (souvent le jour précédant l’événement). Après, ils doivent pouvoir débarrasser les lieux de leur matériel et vous devez également prévoir le nettoyage de la surface (s’il n’est pas assuré dans votre contrat avec le loueur). D’autre part, le jour J, vous devez avoir la possibilité d’y danser jusqu’au bout de la nuit si cela vous chante. Certains endroits n’acceptent pas les soirées dansantes, autant le prévoir.

Tout en un

Certains loueurs peuvent organiser l’ensemble de votre événement : ils s’occuperont des salles, de leur agencement, de leur décoration, des buffets, du traiteur mais aussi de l’animation, en bref de tout de A à Z. Cette opportunité vous facilitera la vie. Mais si vous désirez tout contrôler, il est préférable que vous demandiez à un proche ayant votre sensibilité, de s’en occuper. Il vous tiendra au courant régulièrement de la bonne organisation de votre journée et sera tenu à ne pas dépasser le budget de départ. Toute idée supplémentaire sera débattue avec vous. Le tout est bien sûr de ne rien oublier et même de personnaliser la fête mais selon vos idées !

L’original

Tout compte fait, vous n’avez pas du tout envie d’une salle conventionnelle. Et puis, vous aimeriez vraiment que tous vos invités s’amusent ! Certaines structures vous permettent d’allier repas et loisir. On peut par exemple profiter d’un repas familial le midi et l’après midi, se retrouver à faire du quad, de la plongée, rencontrer des animaux dans un parc ou bien encore miser autour de tables de jeux (dans un casino), pourquoi pas ! Le tout est de mettre tout le monde au courant, que chacun prévoie une tenue appropriée… et le photographe (ainsi que le vidéaste) s’en donnera à cœur joie. Vous aurez un mariage original dont tout le monde se souviendra y compris vous. L’originalité peut également résider dans la décoration des salles : ballons, bougies, ornements floraux sont de la partie et si le lieu s’y adapte, vous pouvez même y organiser une soirée spéciale à thème.

La réservation

Faites la le plus tôt possible et toujours par écrit (e-mail, fax ou lettre). Vous serez ainsi assurés de la confirmation de la date, des heures, des modalités en tous genres et du prix. Dans ce cas là, pas de surprise !

Côté prix, ils peuvent flamber : vous pouvez trouver une salle à 500 euros ou même gratuitement (certains restaurants peuvent se réserver totalement à condition de profiter de l’art gastronomique du chef), vous pouvez également choisir de louer un château, une propriété, un hôtel ou encore un musée mais renseignez-vous sur les prix et restez attentives au moindre surcoût. Bien sûr, il n’y a pas photo (comme on dit) : fêtez son mariage dans une propriété privée où le jardin et la demeure sont totalement accessibles, c’est un rêve d’enfant mais attention aux mauvaises surprises ! Un bon renseignement vaut mieux qu’un mauvais accord.

Pour ou contre une salle

Et si vous fêtiez cet événement chez vous, dans votre maison, dans votre jardin ou chez vos parents, dans leur propriété ? L’idée peut paraître intéressante mais l’est-elle réellement ? Non seulement, vous devrez faire le grand nettoyage auparavant mais aussi ranger les bibelots (pour qu’ils ne se cassent pas). Mais aussi, il faut encore prévenir les voisins, la police (avoir si possible une autorisation spéciale au préalable), réserver des emplacements de parking, flécher pratiquement l’endroit,… Mais aussi entretenir votre jardin plus que d’habitude, donner l’accès au traiteur, au disc jockey, louer (pourquoi pas) un chapiteau (pour dans votre jardin s’il est assez grand),…

Et une fois la fête terminée, vous ne pourrez pas vous offrir une grasse matinée : il faudra donner accès aux différents prestataires et attaquer la mise en ordre de votre maison sans oublier le grand nettoyage (encore une fois !). Eh oui…louer une salle, cela a également des avantages et ils ne sont pas minces, avouez le !